Wat met de jaarlijkse algemene vergadering in een flat tijdens de pandemie?
Mede-eigenaars van een appartementsgebouw vergaderen jaarlijks over de gemeenschappelijke delen, zoals de trappenhal, de lift en de tuin. Maar in volle coronacrisis is dat geen evidentie. Drie versoepelingen in de wet moeten een oplossing bieden.
Het wekelijkse onderhoud of een nieuw likje verf in de trappenhal, een onderhoudscontract voor de lift of de tuin en grotere renovatiewerken aan het dak of de gevel. Mede-eigenaars beslissen in de jaarlijkse algemene vergadering over de gemeenschappelijke delen in een appartementsgebouw. Die gaat verplicht door binnen een vijftiendaagse periode die vastgelegd is in de statuten van het gebouw. Fysiek samenkomen in groep - zeker met een mix van zowel jong als oud - is in de coronacrisis echter niet aangewezen. ‘Deze vergaderingen zijn niet langer fysiek toegestaan’, meldt info-coronavirus.be
Wat kunnen mede-eigenaars wel doen? Door tijdelijke maatregelen kan er makkelijker schriftelijk beslist worden of kan een algemene vergadering een jaar uitgesteld worden. Voor digitale algemene vergaderingen is eind vorig jaar een wettelijk kader gecreëerd. ‘In deze omstandigheden adviseren we om de algemene vergadering zo veel mogelijk schriftelijk te laten doorgaan’, zegt Thomas Soete, vastgoedspecialist bij Soete Advocaten. ‘Zodra het Overlegcomité dat toelaat, zullen hybride formules kunnen, waarbij een deel van de mede-eigenaars fysiek ter plaatse is en een deel vanop afstand volgt.’
Wat moet u weten over die formules?
Een jaar uitstel
De mogelijkheid om een algemene vergadering een jaar uit te stellen kwam er eind vorig jaar. Op de voorbije ministerraad van februari werd ze verlengd. Alle algemene vergaderingen die van 1 oktober 2020 tot 30 juni 2021 zouden plaatsvinden, kunnen een jaar uitgesteld worden naar de eerstvolgende vijftiendaagse periode.
‘Uitzonderlijk leidt dat ertoe dat er twee jaar geen algemene vergadering is’, zegt Soete. Tijdens de eerste lockdown in het voorjaar van 2020 werd erin voorzien dat algemene vergaderingen tot vijf maanden na de toen geldende coronamaatregelen konden uitgesteld worden, tot eind november. De tweede lockdown in het najaar gooide voor sommige uitgestelde vergaderingen opnieuw roet in het eten. Dat leidde tot verder uitstel. De vergaderingen die uitgesteld zijn in de eerste en tweede lockdown kunnen nog een jaar uitgesteld worden.
Een uitstel kan zowel voor de mede-eigenaars als voor de syndicus vervelend zijn. ‘Eigenaars die verhuren rekenen de kosten voor gemene delen of gemeenschappelijke nutsvoorzieningen soms door aan hun huurder. Dat kan pas op zekere wijze nadat de algemene vergadering de kostenafrekening heeft goedgekeurd. Als er twee of drie jaar geen afrekening is opgemaakt en goedgekeurd, kan dat bedrag aardig oplopen, of de huurder kan al vertrokken zijn’, zegt Soete.
‘Syndici kunnen moeilijkheden ondervinden als de provisies - zeg maar de spaarpot - om de kosten te dekken onvoldoende zijn. De beslissing om die aan te vullen en te verhogen wordt normaal tijdens de algemene vergadering genomen. Ook beslissingen over werkzaamheden kunnen soms geen jaar wachten.’
Wat als mede-eigenaars niet akkoord gaan met een uitstel? ‘De syndicus is verplicht een algemene vergadering te organiseren als mede-eigenaars met minstens een vijfde van de aandelen dat vragen met een aangetekende brief. Ook als een dringende beslissing aangewezen is, zoals bij grote renovatiewerken die niet kunnen wachten, is hij daartoe verplicht. Als die vergadering niet fysiek of online kan doorgaan, moet er een schriftelijke beraadslaging zijn’, zegt Soete.
Makkelijker schriftelijk vergaderen
Schriftelijke beraadslagingen behoorden altijd al tot de mogelijkheden. Maar er was een belangrijke voorwaarde: eenparigheid. Alle mede-eigenaars moesten akkoord gaan om iets te kunnen doorvoeren. Om makkelijker schriftelijk te beslissen is die voorwaarde tot 30 juni 2021 versoepeld.
‘Als meer dan de helft van de vereniging van mede-eigenaars stemt en ze samen minstens de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten, kan met dezelfde meerderheden als bij een fysieke algemene vergadering beslist worden’, zegt Soete. Voor de goedkeuring van de rekeningen of wettelijk verplichte werken - zoals de aanpassing van de liftinstallatie, de brandveiligheid of verplichte isolatienormen - volstaat een gewone meerderheid van meer dan 50 procent. Voor werken in de gemene delen - zoals de renovatie van de trappenhal of gevel - is een tweederdemeerderheid vereist.
Bij een schriftelijke algemene vergadering zult u een brief ontvangen met daarin enkele vragen, zoals of u de afrekening van de kosten goedkeurt en of u instemt met de voorziene werken. Per agendapunt is er een vraagstelling waar u voor of tegen kunt stemmen. ‘Dat kan door een formulier per post of per mail terug te sturen of via online formulieren’, zegt Soete. ‘Veel syndici organiseren tegenwoordig een vrijblijvend digitaal infomoment via videomeeting voor de mede-eigenaars die nog vragen hebben.’
De stemformulieren moeten binnen drie weken na de verzending bij de syndicus aankomen. ‘Bij hoogdringendheid en indien vermeld in de oproep kan dat tot acht dagen beperkt worden. Dat kan gaan over de vraag of tijdens de dringende herstelwerken van stormschade aan het dak gelijktijdig extra geïsoleerd mag worden’, zegt Soete.
Na de stemming maakt de syndicus de notulen op met onder andere de namen van de mede-eigenaars wier stembrieven in aanmerking zijn genomen, de genomen beslissingen, de behaalde meerderheden en de namen van de tegenstemmers of van wie zich onthoudt.
Online deelnemen
Eind december heeft de regering een wettelijke omkadering uitgewerkt voor deelname aan algemene vergaderingen vanop afstand. Voordien konden algemene vergaderingen alleen fysiek of schriftelijk doorgaan. De nieuwe wetgeving laat mede-eigenaars tijdens de coronacrisis - en ook erna - toe via platformen als Zoom, Teams, Skype of Webex deel te nemen aan algemene vergaderingen die ook fysiek doorgaan.
Syndici die zo’n online deelname organiseren kunnen tools van softwareontwikkelaars gebruiken om de mede-eigenaars te registreren of te laten stemmen. ‘De wettelijke omschrijving van digitale deelname aan algemene vergaderingen is beperkt. Er zijn geen gedetailleerde wettelijke regels voor een deelname op afstand. De klassieke regels over het stemmen, de volmachten, de bijstand door een advocaat of architect en de notulen gelden’, zegt Soete. ‘Er is alleen in een wettelijke mogelijkheid voorzien om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering. Dat is dus geen recht. Een mede-eigenaar kan geen online deelname aan een algemene vergadering eisen. De syndicus beslist over de online deelname.’
Kan een algemene vergadering zuiver online doorgaan? ‘De nieuwe wet verbiedt dat niet expliciet. Als iedereen ermee akkoord gaat, kan dat’, zegt Soete.
Bij een algemene vergadering met online deelname krijgt u een tweetal weken vooraf een dagorde toegestuurd met de melding dat digitaal vergaderd kan worden. Vaak wordt aangegeven op welk platform vergaderd wordt en hoe u kunt deelnemen. Eventueel kan een mede-eigenaar telefonisch inbellen. Wie niet digitaal onderlegd is, kan kiezen om met een volmacht te werken of fysiek aanwezig te zijn.
‘Het is aangeraden duidelijke werkingsregels af te spreken. De algemene vergadering kan daar eventueel over stemmen. Dat kan gaan over de online registratie van de deelnemers bij aanvang van de vergadering, de keuze om de camera en/of micro aan te zetten en hoe kan worden deelgenomen aan de besprekingen’, zegt Soete. ‘Ook de registratie van de stemming moet duidelijk zijn. Het meest voor de hand liggende is dat dat met de onlinestemtool van de syndicus gebeurt. Maar dat kan ook via de chatfunctie van de videomeeting of doordat elke mede-eigenaar via zijn micro zegt of hij voor of tegen is.’
Aan het einde van de vergadering moeten de notulen worden opgemaakt. ‘De voorzitter en elke andere deelnemer die nog aanwezig is moeten de notulen kunnen lezen en ondertekenen. Dat kan met specifieke software zoals esignatures, maar ook via chat of mail. Het is niet verplicht dat elke mede-eigenaar de notulen tekent’, zegt Soete.
Wat kunnen mede-eigenaars wel doen? Door tijdelijke maatregelen kan er makkelijker schriftelijk beslist worden of kan een algemene vergadering een jaar uitgesteld worden. Voor digitale algemene vergaderingen is eind vorig jaar een wettelijk kader gecreëerd. ‘In deze omstandigheden adviseren we om de algemene vergadering zo veel mogelijk schriftelijk te laten doorgaan’, zegt Thomas Soete, vastgoedspecialist bij Soete Advocaten. ‘Zodra het Overlegcomité dat toelaat, zullen hybride formules kunnen, waarbij een deel van de mede-eigenaars fysiek ter plaatse is en een deel vanop afstand volgt.’
Wat moet u weten over die formules?
Een jaar uitstel
De mogelijkheid om een algemene vergadering een jaar uit te stellen kwam er eind vorig jaar. Op de voorbije ministerraad van februari werd ze verlengd. Alle algemene vergaderingen die van 1 oktober 2020 tot 30 juni 2021 zouden plaatsvinden, kunnen een jaar uitgesteld worden naar de eerstvolgende vijftiendaagse periode.
‘Uitzonderlijk leidt dat ertoe dat er twee jaar geen algemene vergadering is’, zegt Soete. Tijdens de eerste lockdown in het voorjaar van 2020 werd erin voorzien dat algemene vergaderingen tot vijf maanden na de toen geldende coronamaatregelen konden uitgesteld worden, tot eind november. De tweede lockdown in het najaar gooide voor sommige uitgestelde vergaderingen opnieuw roet in het eten. Dat leidde tot verder uitstel. De vergaderingen die uitgesteld zijn in de eerste en tweede lockdown kunnen nog een jaar uitgesteld worden.
Een uitstel kan zowel voor de mede-eigenaars als voor de syndicus vervelend zijn. ‘Eigenaars die verhuren rekenen de kosten voor gemene delen of gemeenschappelijke nutsvoorzieningen soms door aan hun huurder. Dat kan pas op zekere wijze nadat de algemene vergadering de kostenafrekening heeft goedgekeurd. Als er twee of drie jaar geen afrekening is opgemaakt en goedgekeurd, kan dat bedrag aardig oplopen, of de huurder kan al vertrokken zijn’, zegt Soete.
‘Syndici kunnen moeilijkheden ondervinden als de provisies - zeg maar de spaarpot - om de kosten te dekken onvoldoende zijn. De beslissing om die aan te vullen en te verhogen wordt normaal tijdens de algemene vergadering genomen. Ook beslissingen over werkzaamheden kunnen soms geen jaar wachten.’
Wat als mede-eigenaars niet akkoord gaan met een uitstel? ‘De syndicus is verplicht een algemene vergadering te organiseren als mede-eigenaars met minstens een vijfde van de aandelen dat vragen met een aangetekende brief. Ook als een dringende beslissing aangewezen is, zoals bij grote renovatiewerken die niet kunnen wachten, is hij daartoe verplicht. Als die vergadering niet fysiek of online kan doorgaan, moet er een schriftelijke beraadslaging zijn’, zegt Soete.
Makkelijker schriftelijk vergaderen
Schriftelijke beraadslagingen behoorden altijd al tot de mogelijkheden. Maar er was een belangrijke voorwaarde: eenparigheid. Alle mede-eigenaars moesten akkoord gaan om iets te kunnen doorvoeren. Om makkelijker schriftelijk te beslissen is die voorwaarde tot 30 juni 2021 versoepeld.
‘Als meer dan de helft van de vereniging van mede-eigenaars stemt en ze samen minstens de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten, kan met dezelfde meerderheden als bij een fysieke algemene vergadering beslist worden’, zegt Soete. Voor de goedkeuring van de rekeningen of wettelijk verplichte werken - zoals de aanpassing van de liftinstallatie, de brandveiligheid of verplichte isolatienormen - volstaat een gewone meerderheid van meer dan 50 procent. Voor werken in de gemene delen - zoals de renovatie van de trappenhal of gevel - is een tweederdemeerderheid vereist.
Bij een schriftelijke algemene vergadering zult u een brief ontvangen met daarin enkele vragen, zoals of u de afrekening van de kosten goedkeurt en of u instemt met de voorziene werken. Per agendapunt is er een vraagstelling waar u voor of tegen kunt stemmen. ‘Dat kan door een formulier per post of per mail terug te sturen of via online formulieren’, zegt Soete. ‘Veel syndici organiseren tegenwoordig een vrijblijvend digitaal infomoment via videomeeting voor de mede-eigenaars die nog vragen hebben.’
De stemformulieren moeten binnen drie weken na de verzending bij de syndicus aankomen. ‘Bij hoogdringendheid en indien vermeld in de oproep kan dat tot acht dagen beperkt worden. Dat kan gaan over de vraag of tijdens de dringende herstelwerken van stormschade aan het dak gelijktijdig extra geïsoleerd mag worden’, zegt Soete.
Na de stemming maakt de syndicus de notulen op met onder andere de namen van de mede-eigenaars wier stembrieven in aanmerking zijn genomen, de genomen beslissingen, de behaalde meerderheden en de namen van de tegenstemmers of van wie zich onthoudt.
Online deelnemen
Eind december heeft de regering een wettelijke omkadering uitgewerkt voor deelname aan algemene vergaderingen vanop afstand. Voordien konden algemene vergaderingen alleen fysiek of schriftelijk doorgaan. De nieuwe wetgeving laat mede-eigenaars tijdens de coronacrisis - en ook erna - toe via platformen als Zoom, Teams, Skype of Webex deel te nemen aan algemene vergaderingen die ook fysiek doorgaan.
Syndici die zo’n online deelname organiseren kunnen tools van softwareontwikkelaars gebruiken om de mede-eigenaars te registreren of te laten stemmen. ‘De wettelijke omschrijving van digitale deelname aan algemene vergaderingen is beperkt. Er zijn geen gedetailleerde wettelijke regels voor een deelname op afstand. De klassieke regels over het stemmen, de volmachten, de bijstand door een advocaat of architect en de notulen gelden’, zegt Soete. ‘Er is alleen in een wettelijke mogelijkheid voorzien om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering. Dat is dus geen recht. Een mede-eigenaar kan geen online deelname aan een algemene vergadering eisen. De syndicus beslist over de online deelname.’
Kan een algemene vergadering zuiver online doorgaan? ‘De nieuwe wet verbiedt dat niet expliciet. Als iedereen ermee akkoord gaat, kan dat’, zegt Soete.
Bij een algemene vergadering met online deelname krijgt u een tweetal weken vooraf een dagorde toegestuurd met de melding dat digitaal vergaderd kan worden. Vaak wordt aangegeven op welk platform vergaderd wordt en hoe u kunt deelnemen. Eventueel kan een mede-eigenaar telefonisch inbellen. Wie niet digitaal onderlegd is, kan kiezen om met een volmacht te werken of fysiek aanwezig te zijn.
‘Het is aangeraden duidelijke werkingsregels af te spreken. De algemene vergadering kan daar eventueel over stemmen. Dat kan gaan over de online registratie van de deelnemers bij aanvang van de vergadering, de keuze om de camera en/of micro aan te zetten en hoe kan worden deelgenomen aan de besprekingen’, zegt Soete. ‘Ook de registratie van de stemming moet duidelijk zijn. Het meest voor de hand liggende is dat dat met de onlinestemtool van de syndicus gebeurt. Maar dat kan ook via de chatfunctie van de videomeeting of doordat elke mede-eigenaar via zijn micro zegt of hij voor of tegen is.’
Aan het einde van de vergadering moeten de notulen worden opgemaakt. ‘De voorzitter en elke andere deelnemer die nog aanwezig is moeten de notulen kunnen lezen en ondertekenen. Dat kan met specifieke software zoals esignatures, maar ook via chat of mail. Het is niet verplicht dat elke mede-eigenaar de notulen tekent’, zegt Soete.